最近よく耳にするペーパーレス化。具体的にはどういう意味なのか、分かっていないという人も案外多いんじゃないでしょうか。FXや株式投資を行う時に紙媒体に記録をする人も多いとは思いますが、PCと向き合う時間が長い分PCにデジタルで記録する人も多いとは思います。
今回はペーパーレス化の具体的な事例やメリット、デメリットを紹介します。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは文字通り「紙」を使わなくなること。今は主に企業活動などで使用する紙媒体を削減するという意味で使われています。ペーパーレス化を実現するための手段か「電子化」「デジタル化」なのですね。
ペーパーレス化の具体的な事例は「帳票の電子化」「文書や資料の電子保管」などが挙げられます。例えば学校で従来プリントとして渡されていたお知らせがWebサービス上で配信されたり、漫画や小説などの書籍が電子書籍という形で提供されるのもペーパーレス化の事例として挙げられますよ。
ペーパーレス化のメリットは？
では、なぜペーパーレス化が推進されているのでしょうか。ここからはペーパーレス化のメリットについて紹介します。
生産性の向上
ペーパーレス化が推進されている目的の一つがデジタルトランスフォーメーションの推進です。デジタル技術を企業内で最大限に活用することでその企業の風土やビジネスモデルに変革を促すことが出来るのですね。要するに、ペーパーレス化は生産性の向上に繋がるのです。
紙媒体では情報の連携や共有の際に現物が必要となり、情報の受け渡しにも時間がかかる場合があります。電子媒体を利用すれば情報の共有などのスピードが飛躍的に向上、生産性がアップするというわけです。
コストの削減
当然紙を使用するとその都度経費がかかります。業務のデジタル化を行った場合も、必ずしもノーコストにできるわけでは有りませんが、紙媒体を使用するよりも各種費用を抑えることが出来るケースが非常に多いので、ペーパーレス化はコストの削減にも力を発揮しますよ。
なお、ペーパーレス化推進の目的の一つには、SDGsへの対応も挙げられます。紙も立派な資源ですから、その使用量を減らすのはコスト面だけでなく地球のためにもなるのですね。
情報セキュリティリスクの軽減
紙媒体を用いた情報共有を行っている場合、その紙を無くしただけで情報漏洩に発展する恐れがあります。他にも、紙媒体を用いていたことによる情報漏洩のリスクは多岐にわたります。
電子上で情報を一括管理すると、セキュリティを気をつけなければならない箇所が非常に少なくなります。「電子上ならノーリスク！」という訳では決してありませんが、総合的に見るとリスクの量は減らすことができますよ。
ペーパーレス化のデメリットは？
とはいえペーパーレス化にもデメリットはあります。世界の流れは完全にペーパーレス化へと進んでいますし、ペーパーレス化のデメリットも「慣れていくと克服できるもの」という感じでもあるので「デメリットがあるからペーパーレス化に抗う」のではなく、「ペーパーレス化のデメリットにも向き合い、克服していく」必要があると思いますよ。
操作性や視認性に懸念点がある
例えば文書に直接記入したい場合は、紙媒体であればペンなどですぐに記入できますが電子媒体では一手間必要になることもあります。また、複数のページを跨ぐ場合も、紙の方が電子媒体よりも素早く見やすいです。こういった、操作性や視認性においてペーパーレス化は懸念点があります。適切なソフトウェアの導入など、改善のための手段もそれぞれ考えたいところですね。
ITリテラシーに懸念点がある
セキュリティリスクについて、電子上では電子上ならではのリスクがあるので注意が必要です。また、セキュリティ面以外でも、電子化のために導入したツールを使いこなすITリテラシーが足りていないと結果的に生産性が下がってしまったり、従業員の間で使いこなす能力に差があり連携がうまくいかなかったりといったことが起こる可能性があります。不慣れな人にも説明会を開くなどして、企業側からサポートしたいですね。
【参考サイト：富士フイルムビジネスイノベーション】
最後に
今回はペーパーレス化の具体的な事例やメリット、デメリットについて紹介しました。234minutes.comでも幅広い年代の方が紹介されていますが、学校や職場などでの普及率はどうなんでしょうか。特に資源の使用量削減に効果を発揮するペーパーレス化。この流れがどんどん進んでほしいですね。
